Politică de confidențialitate
Cuprins
1. Cum ne puteți contacta
Conținutul acestei note de informare este pur informativ și nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislația. Vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora. Dacă aveți orice comentarii, sugestii, întrebări cu privire la orice informații din această notă sau cu privire la orice alte aspecte referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră pe care o realizăm, vă rugăm să nu ezitați să contactați oricând responsabilul nostru cu protecția datelor. În funcție de preferințele dumneavoastră, ne puteți contacta prin oricare dintre canalele de comunicare de mai jos: Nota noastră de informare este publică începând cu 26 Aprilie 2024 și se aplică website-ului nostru: www.easypaysystem.ro și e-mail-ului nostru.2. Categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm
Datele dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt date cu caracter personal obișnuite obținute direct de la dumneavoastră sau de la terțe părți care aveau permisiunea de a face schimb de informații cu noi și pot include următoarele categorii de date:- nume; prenume; sex; data nașterii / vârsta; cetățenie; adresă de domiciliu / reședință, număr de telefon mobil / fix, număr de fax; adresă de email;
- înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere); cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul nașterii);
- contactul dvs. cu noi cum ar fi solicitarea unei oferte, un e-mail, sau alte evidențe ale unui contact cu noi;
- date referitoare la plată: adresă de facturare, numărul contului bancar sau al cardului bancar / cod IBAN, numele și prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră dacă altcineva a efectuat plata unei facturi în numele și pentru dumneavoastră); data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar;
- date profesionale: angajator; poziție;
- opinii și viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii și viziuni pe care ni le transmiteți sau orice opinii și viziuni pe care le postați public despre noi pe rețelele de socializare (social media) sau pe care le faceți cunoscute pe alte canale publice;
- date referitoare la achiziții și interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacțiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul achizițiilor dumneavoastră de la noi.
- Cumpărați sau utilizați oricare dintre produsele și serviciile noastre (întreținere și mentenanță);
- Vă abonați la buletine informative, alerte sau alte servicii oferite de noi;
- Ne contactați prin diverse canale, sau ne solicitați informații în legătură cu un produs;
- Vizitați sau navigați pe site-ul nostru;
- Ați acordat permisiunea altor societăți, cum ar fi partenerii noștri comerciali sau asociații noștri, precum și în situația în care transmitem astfel de date unor terți furnizori sau contractanți ai noștri, în măsura în care avem temeiuri legale, de exemplu: instituții financiare bancare, furnizori servicii contabilitate, autorități sau instituții publice, notari, avocați etc.;
- Atunci când datele dvs. cu caracter personal sunt publice;
- Utilizăm cookie-uri (fișiere text de mici dimensiuni stocate în browser-ul dvs.) și alte tehnici cum ar fi web beacons (fișiere de tip imagine mici, transparente utilizate pentru a urmări mișcările dvs. pe site-ul nostru).
3. Temeiurile pe baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră
EASYPAY SYSTEM SRL va prelucra datele dvs. cu caracter personal obișnuite în baza următoarelor temeiuri:Executarea sau încheierea contractului cu dvs.
De exemplu în vederea inițierii, desfășurării și finalizării negocierilor pentru a putea încheia un contract cu dumneavoastră, la cererea dumneavoastră, sau pentru a executa un contract încheiat cu dumneavoastră.
Consimțământul pe care îl acordați
De exemplu în ceea ce privește comunicările noastre de marketing, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimțământului la prelucrare pentru acest scop specific.
Conformarea cu o cerință legală imperativă
De exemplu cerințe contabile și fiscale care fac obiectul unor politici interne stricte cum ar fi perioada de păstrare a documentelor fiscale / contabile. Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligațiilor noastre de arhivare, a obligațiilor de a comunica unor autorități publice, la cerere, anumite informații sau a altor obligații legale.
Interesul nostru legitim
De asemenea, sunt cazuri în care prelucrăm datele dumneavoastră pentru menținerea securității rețelei, îmbunătățirea serviciilor noastre.
4. Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal
Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră sunt următoarele:Pentru prestarea serviciului nostru
Pentru furnizarea produselor și serviciilor pe care le-ați achiziționat de la noi, precum și pentru a vă ține la curent cu procesul de achiziție.
Facturare și relații cu clienții
Pentru a vă factura achiziționarea produselor și serviciilor noastre, pentru a vă contacta în cazul în care datele de facturare pe care ni le-ați furnizat sunt eronate, pe cale să expire sau nu putem încasa plata, pentru a răspunde la orice întrebări sau preocupări pe care le puteți avea în legătură cu produsele și serviciile noastre.
Comunicări de marketing
În măsura în care v-ați dat consimțământul, vă vom putea ține la curent prin diverse mijloace (de exemplu, email, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poștă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) privind noutățile referitoare la produsele, serviciile disponibile, oferte cu privire la acestea, abonare la newsletter sau furnizarea altor informații care v-ar putea interesa. Puteți controla permisiunile dvs. de marketing și datele pe care le utilizăm pentru individualizarea acestor comunicări în orice moment pe website-ul nostru www.easypaysystem.ro sau folosind detaliile de contact din secțiunea „Cum ne puteți contacta” de mai sus.
Gestionarea sistemelor noastre de comunicații și IT
Gestionarea sistemelor noastre de comunicații; gestionarea securității noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra rețelelor noastre IT, emiterea de rapoarte către instituțiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.
Îndeplinirea obligațiilor noastre legale
Îndeplinirea obligațiilor noastre legale cu privire la arhivare, securitate, ținerea evidențelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune.
Îmbunătățirea produselor și a serviciilor
Identificarea potențialelor probleme cu privire la produsele și serviciile noastre existente în vederea îmbunătățirii acestora, soluționarea sesizărilor dumneavoastră.
Supravegherea spațiilor conform dispozițiilor legale
Sistemele CCTV montate pentru supravegherea spațiilor aferente căilor de acces, zonelor cu valori, pentru monitorizarea și eficientizarea activităților desfășurate și pentru protecția bunurilor și personalului aflat în acele spații de birouri etc.
Cercetare și analiză
Utilizăm metode de analiză pentru:
- cercetarea de piață și pentru realizarea de analize de cercetare și statistice;
- furnizarea de rapoarte către terțe părți (aceste rapoarte nu conțin informații care să vă poată identifica în calitate de persoană fizică). Acestea pot fi furnizate către terțe părți, cum ar fi furnizori de conținut și entități care fac reclamă produselor și serviciilor oferite de noi.
Avem reguli stricte care asigură anonimizarea sau eliminarea elementelor de identificare din datele cu caracter personal.
5. Cui vom divulga datele dumneavoastră
Ca regulă generală, nu divulgăm datele dumneavoastră către alte companii, organizații sau persoane din orice țară (inclusiv România). Sunt anumite situații însă, în care conform legii trebuie să comunicăm datele dumneavoastră către alte persoane fizice sau juridice. Încercăm însă să fim cât de transparenți și specifici cu putință, iar în continuare vom prezenta categoriile de astfel de destinatari:- În cazul în care ne solicitați sau ne dați acordul în acest sens;
- Persoanelor care pot demonstra că dețin autoritatea legală de a acționa în numele dumneavoastră;
- Alte companii din grup – pentru motive legitime legate de activitatea noastră potrivit legislației aplicabile;
- Autorități publice: la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă;
- Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi, parteneri contractuali, furnizori de servicii ai noștri care acționează ca împuterniciți sau operatori asociați – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră, de ex: servicii de arhivare, contabilitate, depozitare, distrugere, supraveghere spații;
- O agenție, executor judecătoresc sau instanță din România – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept legal;
- În cazul în care este interesul nostru legitim să facem acest lucru pentru a administra, extinde sau dezvolta activitatea comercială, de exemplu în cazul în care vindem sau transferăm toate sau o parte dintre părțile noastre sociale, activele noastre sau afacerea noastră (inclusiv în cazul reorganizării, al dizolvării sau al lichidării noastre) situație în care datele personale deținute de noi vor constitui unul dintre activele transferate – în această situație potențialii achizitori vor fi ținuți de o obligație de confidențialitate.
6. Cât timp vom stoca datele dumneavoastră
Vom stoca datele dumneavoastră atât timp cât ni se cere prin lege. Dacă nu există nicio cerință legală le vom stoca doar atât timp cât este necesar pentru prelucrarea datelor în scopurile amintite mai sus. Cu excepția situației în care legea prevede altfel, de regulă vom prelucra datele dumneavoastră pe perioada existenței unui contract sau acord între dumneavoastră și EASYPAY SYSTEM SRL plus o perioadă de 3 ani de la încetarea acestuia, de exemplu pentru acordarea garanției pe viață la echipamentele cumpărate de către dumneavoastră. Pentru stocarea datelor dumneavoastră în format electronic, folosim serverele proprii sau ale altor companii specializate în arhivarea electronică.7. Securitatea datelor dumneavoastră
Am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:Politici dedicate
Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecție a datelor cu caracter personal și în care respectăm legislația protecției datelor.
Minimizarea datelor
Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.
Restrângerea accesului la date
Restrângem cu strictețe accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la angajații, colaboratorii și alte persoane care au nevoie să le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii și persoane fizice sunt supuse unor obligații stricte de confidențialitate și nu vom ezita să îi tragem la răspundere și să încetăm colaborarea cu ei în cazul în care nu se conformează politicilor privind protecția datelor dumneavoastră și ale altor persoane.
Măsuri tehnice specifice
Utilizăm tehnologii care să asigure clienții noștri și alte persoane că securitatea datelor lor este protejată. Pentru a vă proteja securitatea datelor, vă recomandăm să nu folosiți stații de lucru publice (nesecurizate) sau stații cu acces multiplu și de asemenea să nu înmânați altor persoane documentul în format hârtie pe care sunt înscrise datele sau parolele dumneavoastră.
Back-up-uri și audituri de securitate
Realizăm arhive (back-up-uri) zilnice, pe care le păstrăm securizat pentru minimum șase (6) luni. Toate echipamentele tehnice pe care le folosim pentru prelucrarea datelor dumneavoastră sunt securizate și actualizate pentru a proteja datele. De asemenea, desfășurăm, la intervale de timp regulate, audituri de securitate asupra sistemelor informatice pe care le folosim pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților noștri și ale altor persoane.
Asigurarea exactității datelor dumneavoastră
Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmați exactitatea și/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră pe care le prelucrăm.
Instruirea personalului
Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
Anonimizarea datelor
Respectând legea, anonimizăm / pseudoanonimizăm datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu se poată identifica persoanele la care acestea se referă.
Controlul furnizorilor noștri de servicii
Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alți operatori – operatori asociați) clauze pentru asigurarea protecției datelor pe care le prelucrăm, în conformitate cu ce impune legea.
8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita
Tratăm cu seriozitate și implicare deplină drepturile pe care le aveți în legătură cu prelucrarea pe care o realizăm asupra datelor referitoare la dumneavoastră. Drepturile dumneavoastră sunt următoarele:- Dreptul de acces la date. Aveți dreptul de a solicita informații legate de datele personale pe care le deținem despre dumneavoastră, inclusiv informații legate de categoriile de date pe care le deținem sau pe care le controlăm, pentru ce sunt folosite acestea, sursa din care le-am colectat dacă le-am obținut indirect, și cui sunt divulgate aceste date, dacă este cazul. Vă vom oferi o copie a datelor dumneavoastră personale la cerere.
- Dreptul la rectificarea datelor. Aveți dreptul de a obține rectificarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm, dacă acestea nu sunt corecte.
- Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveți dreptul de a obține de la noi ștergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm. EASYPAY SYSTEM SRL urmărește să prelucreze și să păstreze datele dumneavoastră doar atât timp cât acest lucru este necesar. Trebuie să ne conformăm acestei cereri dacă prelucrăm datele dumneavoastră personale și dacă:
- datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate;
- vă opuneți prelucrării din motive legate de situația dumneavoastră particulară;
- datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal;
- datele personale trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine;
- pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;
- pentru a ne conforma unei obligații legale pe care o avem;
- în scopuri de arhivare în interes public, științific sau pentru studii istorice sau în scopuri statistice; sau
- pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
- Dreptul la restricționarea prelucrării datelor. Puteți obține din partea noastră restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale, în cazul în care:
- contestați corectitudinea datelor dumneavoastră personale, pentru perioada de care avem nevoie pentru a verifica corectitudinea;
- prelucrarea este nelegală, dar vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;
- nu mai este nevoie de păstrarea datelor dumneavoastră personale dar dumneavoastră le solicitați pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
- vă opuneți prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă, din punct de vedere legal, prelucrarea datelor este necesară.
- Dreptul de opoziție la utilizarea datelor cu caracter personal. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru. Acolo unde prelucrarea nu se bazează pe consimțământul dumneavoastră ci pe interesele noastre legitime sau pe cele ale unei terțe părți, puteți obiecta în orice moment la prelucrarea datelor dumneavoastră personale din motive legate de situația dumneavoastră particulară. În acest caz nu vom mai prelucra datele dumneavoastră personale, cu excepția cazului în care: (a) putem dovedi motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea sau (b) în cazul în care scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. Dacă obiectați la prelucrare, vă rugăm să specificați dacă doriți, de asemenea, ca datele dumneavoastră personale să fie șterse, în caz contrar noi doar le vom restricționa. Puteți obiecta întotdeauna la prelucrarea datelor dumneavoastră personale în scop de marketing, oricare ar fi motivul dumneavoastră. Dacă marketingul s-a bazat pe consimțământul dumneavoastră, vă puteți retrage consimțământul.
- Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a primi datele dumneavoastră personale pe care ni le-ați furnizat, iar în cazul în care este fezabil din punct de vedere tehnic, să solicitați ca noi să transmitem datele dumneavoastră personale (pe care ni le-ați furnizat) unei alte organizații. Aceste două drepturi sunt drepturi pe care le aveți dacă, în mod cumulativ: (a) vă prelucrăm datele personale cu mijloace automate, (b) ne bazăm, în prelucrarea datelor dumneavoastră personale, pe consimțământul dumneavoastră sau prelucrarea de către noi a datelor dumneavoastră personale este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract la care sunteți parte; (c) datele dumneavoastră personale ne sunt furnizate de dumneavoastră; și (d) transmiterea datelor dumneavoastră personale nu are un efect negativ asupra drepturilor și libertăților altor persoane. Aveți dreptul să primiți datele dumneavoastră personale într-un format structurat, folosit în mod curent și care poate fi citit automat. Dreptul dumneavoastră de a primi datele personale nu trebuie să aibă un efect negativ asupra drepturilor și libertăților altor persoane. Acest lucru s-ar putea întâmpla dacă o transmitere a datelor dumneavoastră personale unei alte organizații implică, de asemenea, transmiterea datelor personale altor persoane (care nu își dau consimțământul pentru acest transfer). Dreptul ca datele dumneavoastră personale să fie transmise de către noi unei alte organizații este un drept pe care îl aveți dacă această transmitere este fezabilă din punct de vedere tehnic.
- Dreptul la retragerea consimțământului. În situațiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puțin la fel de ușor cum ne-ați acordat inițial consimțământul. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.
- Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Dacă aveți o nemulțumire cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați pe noi direct pentru a vă putea soluționa problema. Dacă aveți în continuare nemulțumiri, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro):
Vă rugăm să rețineți
Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau alte aspecte ale prelucrării datelor dumneavoastră de către noi, vă rugăm să folosiți oricând doriți detaliile de contact din secțiunea „Cum ne puteți contacta” de mai sus, precum și formularul de asistență disponibil pe website-ul nostru www.easypaysystem.ro. Totodată, la sediul nostru sunt disponibile și formulare imprimate pe care le puteți completa pentru a solicita exercitarea unuia sau a mai multor dintre drepturile de mai sus. Vom încerca să răspundem solicitării dumneavoastră în termen de o lună de zile, perioadă care poate fi prelungită cu două luni din cauza unor motive specifice legate de dreptul specific invocat sau de complexitatea cererii dumneavoastră. În orice caz, dacă această perioadă este prelungită, vă vom informa în privința termenului de prelungire și a motivelor care au dus la această prelungire. În anumite situații s-ar putea să nu vă putem acorda accesul la toate sau o parte a datelor dumneavoastră personale din cauza unor restricții legale. Dacă vă refuzăm cererea de acces, vă vom comunica motivul acestui refuz. În anumite cazuri, s-ar putea să nu vă putem identifica datele personale din cauza elementelor de identificare pe care ni le furnizați în cerere. În astfel de cazuri, dacă nu vă putem identifica drept persoană vizată, nu putem da curs cererii dumneavoastră în conformitate cu această secțiune, cu excepția cazului în care ne oferiți informații suplimentare care să ne permită să vă identificăm. Vă vom informa și vă vom da posibilitatea de a ne oferi astfel de detalii suplimentare.9. Ce se poate întâmpla dacă nu ne furnizați datele
Nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le-am menționat în acest document. În acest caz s-ar putea să nu putem să vă prestăm serviciile pe care ni le solicitați.10. Modificări privitoare la nota de informare
Ne rezervăm dreptul de a ne modifica, de a îmbunătăți atunci când este necesar, practicile de protecție a datelor și de a actualiza și modifica prezenta notă de informare în orice moment, pentru a ne asigura că datele dumneavoastră sunt în siguranță. Din acest motiv, vă încurajăm să verificați periodic prezenta notă de informare.11. Semnificația unor termeni folosiți în cuprinsul prezentei note
| Ce înseamnă prelucrare de date cu caracter personal? | Prelucrare de date cu caracter personal înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea. |
|---|---|
| Ce înseamnă date cu caracter personal? | Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. |
| Ce înseamnă operator de date cu caracter personal? | Operator de date cu caracter personal înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu alții, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. |
| Ce înseamnă Persoană împuternicită? | Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului. Potrivit legii, răspunderea pentru respectarea legislației referitoare la datele cu caracter personal revine în primul rând operatorului. În relația cu dumneavoastră, noi suntem operatorul, iar dumneavoastră sunteți persoana vizată. |
| Ce înseamnă Persoană vizată? | Persoana vizată este persoana fizică la care se referă (căreia îi „aparțin”) anumite date cu caracter personal. În relația cu noi (operatorul), dumneavoastră sunteți persoana vizată. |
| Care este Autoritatea de Supraveghere? | O autoritate publică independentă care, potrivit legii, are atribuții referitoare la supravegherea respectării legislației protecției datelor cu caracter personal. În România, această autoritate de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). |
